Groot nieuws! Je bent gevraagd om ceremoniemeester te zijn tijdens de bruiloft van je dierbaren, of misschien overweeg je om voor je eigen bruiloft een ceremoniemeester te vragen. Voorafgaand aan een bruiloft dient er veel geregeld te worden. Voor de bruid en bruidegom genoeg reden om een ceremoniemeester in te schakelen. Maar wat houdt het eigenlijk in om ceremoniemeester te zijn? Wat moet er geregeld worden en waar moet je op letten?
Wie vraag je als ceremoniemeester?
Hoe kies je een geschikte ceremoniemeester voor jouw bruiloft? Natuurlijk is het voor degene die je kiest een eer, maar onderschat het niet. Een ceremoniemeester heeft veel verantwoordelijkheden en de taken zijn tijdrovend. Vraag je af of de persoon die jullie in gedachten hebben geschikt is? In ieder geval is het aan te raden dat jullie beide een goede band hebben met de ceremoniemeester en dat jullie diegene volledig vertrouwen. Als je een naaste vriend(in) of familielid vraagt, besef dan wel dat zij de dag anders beleven dan een normale gast van de bruiloft. Dit is natuurlijk ook afhankelijk van het takenpakket en verwachtingen die jij hebt van de ceremoniemeester.
Tegenwoordig gebeurt het vaak dat voor een bruiloft meerdere ceremoniemeesters gevraagd worden. Dit heeft voor- en nadelen. Taken kunnen verdeeld worden. Dit is handig als de ceremoniemeester een druk bestaan leidt. Maar let op, zorg voor een goede verdeling van de taken als je kiest voor meerdere ceremoniemeesters. Voor een goede samenwerking is het fijn als zij elkaar goed kennen.
Natuurlijk is een professionele ceremoniemeester ook een optie. De persoonlijke band met deze persoon is er vaak niet, maar het heeft zijn voordelen. Je kan ervan uit gaan dat deze persoon al veel mooie bruiloften tot in de puntjes geregeld heeft. Eventuele onvoorziene problemen worden vaak direct opgelost, zij hebben een groot netwerk, en geen van de gasten hoeft op de dag zelf iets van de bruiloft te missen.
Er zijn zoals je ziet meerdere opties mogelijk. Bespreek van tevoren gezamenlijk jullie verwachtingen goed met elkaar door om de keuze te maken die bij jullie, en jullie bruiloft past.
Wat bespreek je met een ceremoniemeester?
Allereerst is het voor beide partijen (het bruidspaar en de ceremoniemeester) belangrijk om te bespreken wat de verwachtingen van de ceremoniemeester zijn. Sommige bruidsparen willen het liefst zo veel mogelijk zelf regelen en anderen willen juist dat alle zorgen hen ontnomen worden. Om eventuele misverstanden hierin te voorkomen is het belangrijk dat dit helder is en dat er een goede taakverdeling wordt gemaakt.
Ook bespreken jullie de verwachtingen van de bruiloft. Hoe willen jullie dat de mooiste dag in jullie leven eruit komt te zien? Hoe ziet de planning voorafgaand en tijdens de bruiloft eruit? Zorg dat er regelmatig een overleg gepland wordt zodat jullie niet voor verrassingen komen te staan.
Wat zijn de taken van een ceremoniemeester?
Er komt heel wat kijken bij de taken van een ceremoniemeester. Er zijn veel verschillende taken en deze worden onderverdeeld in taken die voor, tijdens en na de bruiloft uitgevoerd worden. Natuurlijk verschilt het takenpakket van de ceremoniemeester per bruiloft, maar hieronder staan de meest voorkomende taken opgesomd:
Voor de bruiloft
- Versturen van de ‘save the date-kaarten’ en trouwkaarten. De gastenlijst wordt uiteraard door het bruidspaar samengesteld. Na het samenstellen van de gastenlijst verstuurt de ceremoniemeester de kaarten. Op deze kaarten staat aangegeven wie de ceremoniemeester van de bruiloft zal zijn. Hierdoor weten gasten bij wie ze vanaf nu terecht kunnen. Vaak voegt de ceremoniemeester nog een persoonlijke brief toe met daarop een speciale boodschap. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een verrassing voor het bruidspaar.
- Bijhouden van vragen, opmerkingen en wensen van gasten. Nu gasten weten wie het aanspreekpunt zal zijn moet de belangrijke informatie genoteerd en verzameld moeten worden. Denk hierbij aan afzeggingen, dieetwensen, cadeaus voor het bruidspaar en speeches.
- Het regelen van de speeches. Op een bruiloft worden door naasten van het bruidspaar vaak een aantal speeches gegeven. Degene die een speech willen geven zullen dit aangeven bij de ceremoniemeester. Maak samen met het bruidspaar de planning van de speeches.
- Het maken van een draaiboek. Het draaiboek van de bruiloft is op de grote dag een must-have. Van tevoren wordt gezamenlijk met het bruidspaar een gedetailleerd draaiboek gemaakt waarin de activiteiten met de tijden staan aangegeven. Een strakke planning is handig, maar zorg altijd voor wat speling.
- Het geven van instructies aan de getuigen. Weten de getuigen waar ze moeten zijn en op welk tijdstip ze daar moeten zijn? Weten ze wat hen te doen staat? De ceremoniemeester zorgt dat ze de nodige informatie hebben.
- Leveranciers. Zorg dat alle benodigde producten besteld worden, dit zijn er namelijk veel op een trouwdag! Denk bijvoorbeeld aan bloemen, de taart en decoratie. Maak een overzicht met contactgegevens voor de leveringen van producten. Als iets niet klopt wil je hier direct op kunnen inspringen.
- Bezoeken van de locatie(s). Weten hoe een locatie eruitziet en welke faciliteiten er zijn is erg belangrijk. Dit voor de versieringen, eventuele vragen van gasten en/of er andere benodigdheden geregeld moeten worden zoals een beamer of een podium.
- Cadeaulijst. Vaak wordt voor de bruiloft door het bruidspaar een cadeaulijst opgemaakt. Deze wordt beheerd door de ceremoniemeester.
- Het eventueel organiseren van een vrijgezellenfeest. Dit is afhankelijk van de bruid en bruidegom. Soms wijzen zij een ander familielid of vriend aan om dit te organiseren.
Tijdens de bruiloft
- Zorgdragen voor de leveringen op de dag zelf. De taart en de bloemen worden altijd op de dag zelf geleverd omdat het versproducten zijn.
- Trouwfoto’s maken. Tijdens de fotoshoot assisteert de ceremoniemeester het bruidspaar en de fotograaf. Denk aan het optillen van de jurk of het omhoog houden van een lichtscherm.
- Het aanspreekpunt zijn voor de gasten en personeel van de locatie. Niet alleen voorafgaand aan de bruiloft is de ceremoniemeester het aanspreekpunt. Ook tijdens de bruiloft is dit een belangrijke taak. Alle gasten worden door de ceremoniemeester welkom geheten en met de gasten die een taak hebben neem je de laatste details door.
- Het bijhouden van het draaiboek. Zorg ervoor dat de vooraf gemaakte planning goed wordt bijgehouden en dat gasten weten waar ze aan toe zijn.
- De cadeautafel en het gastenboek. Zorg dat de cadeaus die aan het bruidspaar overhandigd zijn ergens veilig opgeborgen kunnen worden. Voor het einde van de avond dient bij de uitgang het gastenboek klaar te staan zodat gasten hier een boodschap voor het bruidspaar in kunnen schrijven.
Na de bruiloft
- Versturen van kaartjes en bedankjes. Achteraf wordt vaak via de post een bedankje verstuurd. Aan de ceremoniemeester de taak om dit te verzorgen.
- Verzamel foto’s. Het is de keuze van het bruidspaar om het maken van foto’s door gasten toe te staan of niet. Mocht dit toegestaan zijn, dan is het leuk om al deze foto’s te verzamelen voor het bruidspaar.
Zoals je ziet dien je de meeste taken voor de bruiloft uit te voeren. Het is dus belangrijk om hier te zorgen voor een goede planning. Een goed begin is het halve werk ;-).
Is een ceremoniemeester noodzakelijk voor je bruiloft?
Het is niet verplicht om een ceremoniemeester te hebben voor je bruiloft.
Het maken van een keuze voor wel of geen ceremoniemeester is vooral afhankelijk van de grootte van de bruiloft. Als je de bruiloft wat kleiner wilt houden kan je gerust alles zelf regelen. Op de bruiloft kan je dan zelf zorgen dat alles goede banen verloopt. Wanneer je besluit om de bruiloft groots te vieren is het aan te raden om voor een ceremoniemeester te kiezen. Je bruiloft is een dag waarop het bruidspaar volop zou moeten genieten en waarop alle zorgen hen uit handen genomen moet worden. Vooraf, en tijdens de bruiloft komt vaak veel meer kijken dan je verwacht. Dit zijn (rand)zaken waar het bruidspaar niet zelf mee bezig zou moeten zijn, maar die toch geregeld moeten worden. Dan is het maar wat fijn om een ceremoniemeester aan je zijde te hebben.
De kosten van een ceremoniemeester
De kosten van een ceremoniemeester zijn afhankelijk van de keuze voor een bekende van jullie, of voor een professionele ceremoniemeester. Als jullie kiezen voor een professionele ceremoniemeester zijn de kosten uiteenlopend. Dit is afhankelijk van het bedrijf en het takenpakket van de ceremoniemeester. De facturatie van de ceremoniemeesters is verschillend; er kan gewerkt worden met een vast uurtarief, er kan een totaalpakket worden aangeboden, de ceremoniemeester wordt voor één dag gehuurd, of de ceremoniemeester krijgt een percentage van het budget.
Als je de ceremoniemeester alle taken laat uitvoeren van begin tot eind neemt dit ongeveer 50 tot 70 uur in beslag. Hieronder de verschillende opties op een rijtje:
- Vast uurtarief. Het uurtarief van een ceremoniemeester ligt gemiddeld tussen de €40,-en €90,- per uur.
- Totaalpakket. Mocht je een professionele ceremoniemeester je gehele bruiloft laten plannen is het aan te raden om voor een totaalpakket te kiezen in plaats van uurtarief. Dit pakt vaak veel voordeliger uit. Het is vaak zo dat een professionele ceremoniemeester korting krijgt bij bepaalde leveranciers en je daarom voordelig uit bent als je kiest voor een totaalpakket. De gemiddelde kosten van een totaalpakket liggen tussen de €1.250 en €1.750.
- Voor één dag. Voorafgaand aan de bruiloft regel je alles zelf, de ceremoniemeester zal alleen op de dag zelf aanwezig zijn. Het is voor de ceremoniemeester niet letterlijk één dag. Van tevoren vindt er overleg plaats om alles in goede banen te leiden. Ook neemt de ceremoniemeester contact op met de locatie, de leveranciers, en maakt het een draaiboek. De gemiddelde kosten voor deze optie liggen tussen de €900,- en €1300,-.
- Percentage van bruiloftsbudget. Bij deze optie neemt de ceremoniemeester het gehele takenpakket op zich; alles wordt geregeld. Jullie bespreken het budget voor de bruiloft en gemiddeld factureert de ceremoniemeester 10 tot 15 procent van het totale budget.